Chính sách bảo mật thông tin

1. Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân

Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân là CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ AQ SHIP, mã số thuế 1801703623, địa chỉ số 1A, đường Mậu Thân, phường Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.

Chính sách này được xây dựng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định số 356/2025/NĐ-CP và pháp luật về thương mại điện tử.

2. Thông tin được thu thập

• Thông tin liên hệ của người gửi: họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ.
• Thông tin người nhận: họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng.
• Thông tin hàng hóa: loại hàng, số lượng, giá trị khai báo, hình ảnh kiện hàng.
• Số và hình ảnh giấy tờ tùy thân, chứng từ khi cơ quan hải quan hoặc hãng vận chuyển yêu cầu.
• Thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn hoặc tiền bồi thường.
• Nội dung trao đổi qua điện thoại, Zalo, Facebook, email và khung chat trên website.
• Thông tin truy cập website ở dạng thống kê tổng hợp như trang đã xem và loại thiết bị.

3. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Hình ảnh thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân là dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Nghị định số 356/2025/NĐ-CP. AQ Ship chỉ đề nghị khách hàng cung cấp khi cơ quan hải quan hoặc hãng vận chuyển yêu cầu cho đơn hàng cụ thể, và thông báo rõ đây là dữ liệu cá nhân nhạy cảm trước khi thu thập.

4. Mục đích sử dụng

AQ Ship xử lý dữ liệu cá nhân để thực hiện thỏa thuận vận chuyển với khách hàng, thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật, hoặc trên cơ sở sự đồng ý của khách hàng, cho các mục đích sau:

• Báo giá, tiếp nhận, vận chuyển và giao hàng.
• Khai báo hải quan và làm việc với hãng vận chuyển.
• Cập nhật tình trạng đơn hàng, hỗ trợ khách hàng và giải quyết khiếu nại, bồi thường.
• Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế và các yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước.
• Gửi thông tin về dịch vụ khi khách hàng đồng ý nhận; khách hàng có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào.

5. Chia sẻ thông tin

AQ Ship không mua, bán dữ liệu cá nhân. Thông tin chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết để hoàn thành dịch vụ, và bên nhận chỉ được xử lý đúng mục đích đã nêu. Các bên nhận gồm:

• Hãng vận chuyển quốc tế và đơn vị giao nhận tại nước đến.
• Cơ quan hải quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi được yêu cầu theo quy định.
• AQ SHIP LLC tại Hoa Kỳ đối với đơn hàng có chặng giao nhận tại Hoa Kỳ.
• Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, thống kê website, trí tuệ nhân tạo cho trợ lý trả lời tự động trên khung chat, nền tảng nhắn tin và thanh toán mà AQ Ship sử dụng.

6. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Do tính chất vận chuyển quốc tế, thông tin người gửi, người nhận và hàng hóa được chuyển tới hãng vận chuyển, cơ quan hải quan và đơn vị giao nhận tại nước đến để thực hiện đơn hàng.

Nội dung trao đổi qua khung chat trên website và Facebook Messenger được xử lý qua nền tảng, dịch vụ có máy chủ đặt ở nước ngoài. AQ Ship áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo quy định pháp luật.

7. Thời gian lưu trữ

Thông tin được lưu trong thời gian cần thiết để hoàn thành dịch vụ, giải quyết khiếu nại và đáp ứng thời hạn lưu trữ chứng từ theo quy định pháp luật về kế toán, thuế. Sau thời gian đó, AQ Ship xóa hoặc ẩn danh dữ liệu.

8. Cookie và công cụ thống kê

Website dùng công cụ thống kê truy cập ở dạng tổng hợp để cải thiện nội dung và không dùng cookie quảng cáo. Khung chat lưu một mã phiên ngẫu nhiên trong trình duyệt để giữ mạch cuộc trò chuyện; khách hàng có thể xóa mã này bằng cách xóa dữ liệu trang web trong trình duyệt.

9. Quyền của khách hàng

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
• Đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân.
• Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân.
• Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân; phản đối xử lý dữ liệu cá nhân. AQ Ship tiếp tục lưu giữ phần dữ liệu pháp luật buộc phải lưu hoặc đang dùng để giải quyết đơn hàng, khiếu nại.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.

10. Bảo vệ thông tin

AQ Ship giới hạn quyền truy cập thông tin cho nhân sự trực tiếp xử lý đơn hàng, dùng kết nối mã hóa trên website và yêu cầu các bên nhận dữ liệu bảo mật thông tin theo mục đích đã nêu. Khi phát hiện vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, AQ Ship thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Điều 23 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng thời thông báo cho khách hàng bị ảnh hưởng.

11. Cách gửi yêu cầu về dữ liệu cá nhân

Khách hàng gửi yêu cầu về dữ liệu cá nhân qua email hotro@aqship.com, gọi 0706 986 106 hoặc gửi trực tiếp tại văn phòng AQ Ship. Yêu cầu nêu rõ họ tên, số điện thoại hoặc email đã dùng khi giao dịch và nội dung cần thực hiện.

Yêu cầu rút lại sự đồng ý hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân được gửi bằng văn bản, bao gồm cả email.

AQ Ship xác minh người yêu cầu trước khi thực hiện, phản hồi và thực hiện yêu cầu trong thời hạn quy định tại Điều 5 Nghị định số 356/2025/NĐ-CP. Trường hợp không thực hiện được vì lý do chính đáng, AQ Ship thông báo lý do cho khách hàng.

Khiếu nại về việc xử lý dữ liệu cá nhân được giải quyết theo chính sách giải quyết khiếu nại của AQ Ship.